Het Bestuursdecreet voorziet een procedure voor de melding van inbreuken en bescherming van melders, gebaseerd op de klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement. Op 18 november 2022 bekrachtigde de Vlaamse Regering een wijziging aan het Bestuursdecreet die de klokkenluidersregeling verscherpt.
Wanneer iemand mistoestanden in een organisatie aan het licht brengt, dan spreken we van een klokkenluider. De nieuwe wetgeving voert de verplichting tot het opzetten van meldingskanalen in zodat inbreuken op bepaalde wetgeving binnen organisaties in een vroeg stadium kunnen worden opgespoord en behandeld, en dat tegelijkertijd een doeltreffende bescherming biedt aan de klokkenluiders.
Het Bestuursdecreet bepaalt dat elke lokale of provinciale overheid over een klokkenluidersmeldpunt moet beschikken.
Welke meldingen?
Er kunnen meldingen gedaan worden over inbreuken die gebaseerd zijn op informatie die uit de werkomgeving verkregen is. Een melding is niet hetzelfde als een klacht.
Een klokkenluidersmelding kan gaan over alle inbreuken op wetgeving en regelgeving die in Vlaanderen van toepassing zijn. Het gaat om een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is, of het doel of de toepassing van regelgeving ondermijnt.
Voorbeelden hiervan zijn meldingen over corruptie, fraude of pogingen tot het verhullen van zo’n feiten.
Wie kan melden?
Elke persoon die in het kader van een werkrelatie informatie verkreeg over inbreuken kan een melding maken. Het gaat dus ruimer dan enkel personeelsleden van lokaal bestuur Harelbeke. Ook externen die via hun werk met lokaal bestuur Harelbeke in contact komen, kunnen een melding maken. Denk bijvoorbeeld aan sollicitanten, vrijwilligers, consultants, leveranciers of voormalige werknemers.
Voor burgers zonder werkrelatie met lokaal bestuur Harelbeke, geldt de gewone klachtenregeling (www.harelbeke.be/producten/klacht).
Waar melden?
De regelgeving voorziet veilige meldkanalen binnen en buiten de organisatie:
- Extern meldkanaal: Audit Vlaanderen
- Intern meldkanaal: delegatie van het personeelshoofd naar mevr. Mieke Vandoorne (beleidsmedewerker P&O)
Alleen de personeelsleden van stad en OCMW Harelbeke kunnen melding maken bij het intern meldkanaal. Zogenaamde ‘externen’, die in het kader van een werkrelatie met het bestuur een inbreuk vaststellen kunnen alleen melding maken bij het externe meldkanaal.
Personeelsleden doen bij voorkeur een interne melding als de inbreuk doeltreffend kan worden behandeld en de melder van mening is dat er geen risico op represailles bestaat.
• Intern meldkanaal
Mevr. Mieke Vandoorne - Beleidsmedewerker P&O is het intern meldkanaal. De meldingen kunnen op volgende wijze gedaan worden:
- Via de online tool
- Via e-mail
- Via brief
- Telefonisch
- Fysiek
Via de online tool
Op het intranet van stad en OCMW Harelbeke wordt een tool ter beschikking gesteld zodat op een veilige en anonieme wijze de melding overgemaakt kan worden.
Via brief
Je stuurt je brief naar onderstaand adres en je vermeldt duidelijk op de omslag dat de brief vertrouwelijk is, door het woord ‘Klokkenluidersmelding’ zichtbaar te noteren.
Klokkenluidersmelding
Mevr. Mieke Vandoorne – Beleidsmedewerker P&O
Marktstraat 29
8530 Harelbeke
De brief wordt niet geopend voor postbehandeling maar wordt rechtstreeks aan mevr. Mieke Vandoorne bezorgd.
Via e-mail
Een melding via e-mail kan naar: mieke.vandoorne@harelbeke.be. Gebruik het onderwerp ‘Klokkenluidersmelding’.
Telefonische melding
Je kan een telefonische melding maken via 056 733 390 en vraag naar mevr. Mieke Vandoorne alvorens de melding over te maken. Van dit gesprek wordt een nauwkeurig schriftelijk verslag gemaakt. Je moet dit verslag controleren, corrigeren en je hiermee akkoord verklaren.
Fysieke ontmoeting
Je hebt het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting bij mevr. Mieke Vandoorne om de informatie van je melding te bespreken. Van dit gesprek wordt een nauwkeurig schriftelijk verslag gemaakt. Je moet dit verslag controleren, corrigeren en je hiermee akkoord verklaren.
Als de melder de melding richt aan een onbevoegd personeelslid of een onbevoegde instantie, dan stuurt deze de melding zo snel mogelijk door op een veilige manier aan het juiste interne meldingskanaal. De melder krijgt ook een bericht van die doorzending.
• Extern meldkanaal
Als de melder geen personeelslid is van stad en OCMW Harelbeke en/of van mening is dat de inbreuk niet doeltreffend intern kan behandeld worden of als er risico op represailles bestaat, kan deze zich rechtstreeks wenden tot Audit Vlaanderen.
De contactgegevens van Audit Vlaanderen zijn:
Audit Vlaanderen,
Havenlaan 88 - bus 24,
1000 Brussel
Tel 02 553 45 55
melding.audit@vlaanderen.be
Je kan via deze link meer informatie vinden over een melding bij Audit Vlaanderen.
Hoe verloopt de procedure bij melding?
Ontvangstmelding
Binnen de 7 kalenderdagen na het ontvangen van de melding krijg je een ontvangstbevestiging.
Tenzij
- je melding al binnen die termijn werd afgehandeld. Dan krijg je meteen meer informatie over je melding.
- je je uitdrukkelijk verzet hebt tegen het krijgen van een ontvangstmelding.
- het krijgen van een ontvangstmelding de bescherming van je identiteit in gevaar brengt.
- De meldingskanalen gaan de juistheid na van de informatie en nemen de gepaste maatregelen als er een vermoeden van een inbreuk is.
Meer informatie over je melding
Binnen een redelijke termijn krijg je informatie over wat er met je melding gebeurde. Meer concreet:
- Binnen de drie maanden na de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd.
- Of binnen drie maanden en zeven dagen, als er geen ontvangstmelding verstuurd is.
Je komt te weten welke maatregelen er genomen zijn of zullen genomen worden. Je krijgt ook de redenen voor die maatregelen te horen. Vanzelfsprekend krijg je geen informatie die het interne onderzoek of de rechten van de betrokken persoon of personen schaadt.
Bij de behandeling van de melding neemt het meldingskanaal steeds een strikte neutraliteit in acht. De melding wordt in geen geval behandeld door een persoon die betrokken is of was bij de feiten waarop de melding betrekking heeft.
Bij meldingen aan Audit Vlaanderen, kan Audit Vlaanderen de termijn van drie maanden, verlengen tot maximaal zes maanden. In dat geval informeert Audit Vlaanderen de melder en de betrokken lokale overheid schriftelijk over de verlenging van de termijn en de reden daarvoor, voor de voormelde termijn van drie maanden verstreken is.
Audit Vlaanderen brengt de melder op de hoogte van het eindresultaat van de onderzoeken.
Welke bescherming?
Bij een melding via de interne en externe meldkanalen, heeft de melder de keuze om zijn/haar naam bekend te maken, of anoniem te blijven. Gebeurt de melding anoniem, dan wordt de identiteit niet bekend gemaakt. Gebeurt de melding niet anoniem en is de naam bekend, dan wordt je identiteit beschermd.
De meldingskanalen zorgen voor systemen die de vertrouwelijkheid beschermen van:
- De identiteit van de melder;
- De identiteit van de anderen die in de melding genoemd zijn;
- De informatie waaruit de identiteit van de melder of deze van anderen kunnen blijken.
Het interne meldingskanaal zorgt er dus voor dat de toegang tot deze informatie beperkt is. Het kanaal geeft deze gegevens ook niet door aan andere personeelsleden die bevoegd zijn voor het behandelen van de melding zolang onderzoeken naar aanleiding van de melding of openbaarmaking lopen.
Het meldingskanaal maakt de identiteit van de melder en alle informatie waarmee de identiteit van de melder direct of indirect achterhaald kan worden, niet bekend aan anderen tenzij:
- je als melder hiermee instemt
- er een noodzakelijke en evenredige wettelijke verplichting in het kader van een onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures, om de rechten van verdediging van de betrokken persoon te waarborgen
Voor het meldingskanaal je identiteit bekendmaakt of die van de betrokken persoon brengen ze jou of de betrokken persoon eerst hiervan schriftelijk op de hoogte.
De procedures en systemen die gebruikt worden om meldingen te ontvangen en op te volgen, bieden de nodige garanties inzake de vertrouwelijkheid, anonimiteit en kwaliteit van de behandeling.
Elke melder is beschermd tegen represailles (bv.: negatieve beoordelingen of ontslag, maar ook verandering van taken, financiële sancties of reputatieschade). De bescherming tegen represailles is onbeperkt in tijd. Deze bescherming geldt ook voor wie anoniem informatie heeft gemeld, maar later geïdentificeerd werd, de facilitator, derden en juridische entiteiten.
Wanneer kom je als melder in aanmerking voor bescherming?
Als melder moet je redelijke gronden hebben om aan te nemen dat wat je meldt juist is, gezien de omstandigheden en de informatie waarover je op het moment van de melding beschikt. Wie opzettelijk of bewust onjuiste of misleidende informatie meldt, geniet geen bescherming.
In geval van openbaarmaking moet aan één van de volgende voorwaarden voldaan zijn opdat je als melder bescherming geniet:
- Je hebt eerst intern of extern gemeld, of hebt meteen extern gemeld omdat je meende dat de inbreuk niet doeltreffend behandeld kon worden of dat er een risico op represailles bestond. Vervolgens zijn er geen passende maatregelen genomen binnen de 3 maanden nadat het betreffende meldingskanaal de melding heeft ontvangen.
- Je meent dat één van de volgende situaties zich voordoet:
De inbreuk kan een dreigend of reëel gevaar vormen voor het algemene belang.
Er bestaat naar aanleiding van een externe melding een risico op represailles of het is niet waarschijnlijk dat de inbreuk doeltreffend wordt behandeld door de bijzondere omstandigheden van de zaak.
Welke rechten heeft de betrokkene?
De persoon over wie de melding gaat, de betrokkene, heeft de volgende rechten:
- Geheimhouding van de identiteit
- Recht op een doeltreffende voorziening in rechte
- Recht op een eerlijk proces
- Het vermoeden van onschuld
- Recht van verdediging: bijvoorbeeld: recht om gehoord te worden en recht op toegang tot hun dossier