Privacyverklaring

Privacyverklaring Stad Harelbeke, Huis van Welzijn Harelbeke en Zorgbedrijf Harelbeke

 

Datum van laatste update: 26 augustus 2024

De bescherming van je privacy en persoonsgegevens is voor Harelbeke erg belangrijk. Met deze privacyverklaring willen we je uitleggen hoe we met jouw gegevens omgaan.

We evalueren regelmatig deze privacyverklaring en behouden ons het recht om het op elk ogenblik aan te passen rekening houdend met wijzigingen van onze activiteiten of met nieuwe wettelijke voorschriften. De nieuwe versies worden op de website gepubliceerd.

Wie zijn wij?

Onder Harelbeke of “wij” bedoelen we zowel Stad Harelbeke, Huis van Welzijn als Zorgbedrijf Harelbeke, met hoofdzetel respectievelijk in Marktstraat 29, Paretteplein 19 en Kollegeplein 5, die eveneens de verantwoordelijke is voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Met “Gebruiker” of “je” bedoelen we iedere natuurlijke persoon, rechtspersoon of overheidsinstelling van wie gegevens worden verwerkt door Harelbeke.

Bent u minderjarig (jonger dan 16 jaar)?

Indien je jonger bent dan 16 jaar moedigen wij je aan, vooraleer je persoonsgegevens aan Harelbeke meedeelt bij het bezoek van deze website en/of bij het bezoek aan onze kantoren, om:

• deze privacyverklaring samen met jouw ouders of wettelijke vertegenwoordiger aandachtig te lezen.

• de toestemming van jouw ouders of wettelijke vertegenwoordiger te vragen voor uw (online) activiteiten op onze website(s) en wanneer je een beroep doet op onze diensten of producten.

Wij vragen aan jouw ouders en wettelijke vertegenwoordigers om:

• betrokken te zijn bij de (online) activiteiten op deze website en de aangeboden diensten of producten.

• expliciete toestemming te geven bij het bezorgen van persoonsgegevens aan ons.

• expliciete toestemming te geven bij de aankoop van de aangeboden diensten of producten.
   

Persoonsgegevens

Harelbeke verzamelt persoonsgegevens:

• Wanneer je beroep doet op onze dienstverlening of contact met ons opneemt dan zullen persoonsgegevens worden verzameld om deze dienst te kunnen uitvoeren.

• Als we in uitvoering van een wettelijke opdracht of in het algemeen belang je gegevens dienen te verwerken zonder dat je hiervoor zelf actie ondernam.

• Wanneer je in een andere situatie expliciete toestemming hebt gegeven voor de verwerking van je gegevens.

De gegevens worden gebruikt voor verschillende verwerkingsdoeleinden met variabele bewaringstermijnen.

Een overzicht van de persoonsgegevens die we verwerken kan opgevraagd worden bij de data protection officer.

Toegang tot je gegevens

We delen je gegevens met instanties waartoe we een wettelijke verplichting hebben of wanneer je expliciete toestemming hebt gegeven.

 

De rechten en de wijze waarop je de rechten als gebruiker kan uitoefenen:

De rechten:

De Algemene Verordening Gegevensverwerking zorgt dat je een aantal rechten krijgt bij de verwerking van persoonsgegevens:

• Recht op intrekken toestemming: bij verwerking van persoonsgegevens die gebaseerd zijn op jouw toestemming, kan je die toestemming altijd intrekken (het intrekken van je toestemming heeft evenwel geen impact op de rechtmatigheid van de verwerking die gebeurde vóór de intrekking van de toestemming).

• Recht op inzage en overdraagbaarheid: je hebt het recht om je persoonsgegevens of een kopie te verkrijgen. Dit kan niet voor alle documenten, we willen namelijk de rechten en vrijheden van anderen ook respecteren. Je mag deze persoonsgegevens zelf naar een andere verwerker overdragen, als je dat wil en het technisch mogelijk is, doen wij die overdracht graag voor jou.

• Recht op verbetering: je hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of vervolledigen.

• Recht om vergeten te worden: je hebt het recht om je gegevens te laten wissen. Opgelet: vaak zijn we wettelijk verplicht je gegevens voor een bepaalde termijn te bewaren en kunnen we dus niet, of maar gedeeltelijk, voldoen aan je wens om vergeten te worden. 

• Recht op de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen.

• Recht op bezwaar: je hebt het recht ons te vragen om te stoppen met jouw persoonsgegevens te verwerken. Opgelet: vaak zijn we wettelijk verplicht je gegevens te verwerken en kunnen we dus niet, of maar gedeeltelijk, voldoen aan je wens om bezwaar te worden. Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens ten behoeve van profilering of direct marketing of een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit.

De uitoefeningswijze:

Om deze vermelde rechten te kunnen uit oefenen, vragen wij je een schriftelijk verzoek in te dienen bij Harelbeke door ons een gedateerde en ondertekende brief te sturen naar het hierboven vermelde adres ter attentie van data protection officer of door een e-mail te sturen naar dpo@harelbeke.be.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek effectief door de juiste persoon wordt ingediend, vragen wij om een kopie van je identiteitskaart met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, geboorteplaats- en datum, geslacht, nationaliteit, kaartnummer, handtekening en rijksregisternummer zwart. Dit ter bescherming van je privacy.

Na ontvangst van je verzoek reageren wij zo snel mogelijk en in ieder geval binnen de maand. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. Van dergelijke verlenging word je op de hoogte gebracht.

De uitoefening van de vermelde rechten kost je niets. Toch behouden wij ons het recht voor om een redelijke vergoeding aan te rekenen voor de administratieve kosten die gepaard kunnen gaan aan het verstrekken van de door jou gevraagde informatie of het treffen van de door jou gevraagde maatregelen.  

Klachten

Naast de bovenstaande rechten heb je het recht om:

• een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit wegens persoonsgegevensinbreuk. Dat kan via brief of e-mail, zoals voorzien in de volgende link: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/melding-van-gegevenslekken.

• een voorziening in rechte te stellen tegen de Gegevensbeschermingsautoriteit wegens het niet behandelen van uw klacht of het niet in kennis stellen van de voortgang of het resultaat van uw ingediende klacht;

• een voorziening in rechte te stellen tegen Harelbeke wegens persoonsgegevensinbreuk.

De maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen:

De maatregelen die wij hanteren:

Harelbeke neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te kunnen beschermen en om een op risico afgestemd beveiligingsniveau te kunnen waarborgen.

Zo worden er in dit kader onder andere de volgende maatregelen getroffen:

• de samenwerking met een door Harelbeke aangestelde functionaris voor gegevensbescherming, die ingeval van vragen of problemen kan worden gecontacteerd via email op het adres dpo@harelbeke.be;

• het alleen toekennen van toegang tot bepaalde van je verkregen persoonsgegevens aan bepaalde personen die de persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie. Het onderwerpen van die personen aan vertrouwelijkheidsverbintenissen.

• het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten.

• het op regelmatige tijdstippen testen, evalueren en bijsturen van de doeltreffendheid van onze veiligheidsmaatregelen.

• het afdwingen van garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, ingeval van onderaanneming die in opdracht van Harelbeke persoonsgegevens verwerkt.

• het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectenbeoordeling voorafgaand aan de verwerking van persoonsgegevens waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt die een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkene(n);

• het melden van een inbreuk en andere belangrijke info aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en in voorkomend geval aan de betrokkene(n), indien het een inbreuk in verband met persoonsgegevens betreft die een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkene(n);

• het desgevraagd samenwerken met Gegevensbeschermingsautoriteit en het raadplegen van de Gegevensbeschermingsautoriteit bij het vervullen van onze taken.

De maatregelen die wij van jouw vragen:

Hoewel wij alle mogelijke inspanningen doen om uw persoonsgegevens te beschermen, is een effectieve bescherming enkel mogelijk indien je zelf ook de nodige maatregelen neemt.

Wij vragen je bijgevolg om:

• volledige en accurate informatie aan ons te verstrekken.

• de nodige zorg te dragen over de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens en eventuele gebruikersgegevens (zoals gebruikersnaam en paswoord). Deze zijn immers strikt persoonlijk en niet-overdraagbaar.

Vragen of opmerkingen:

Mocht je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebben, dan kan je steeds contact opnemen met de Data Protection Officer van Harelbeke:

• per mail via: dpo@harelbeke.be

  • per brief via:

  Data Protection Officer
  Marktstraat 29
  8530 Harelbeke

   

Cookieverklaring

Harelbeke maakt op deze website gebruik van Matomo om bezoekinformatie te meten en te analyseren, om na te gaan via welke weg je op deze website terechtkwam, om te registreren hoe en hoe vaak de verschillende webpagina’s worden bezocht en om de website beter te kunnen afstemmen op de wensen en noden van de gebruiker.

Daarvoor worden aan de hand van je IP-adres, o.a. internetverkeersgegevens en gegevens over je browsertype, besturingssysteem en apparaat verzameld. We gebruiken ‘AnonymizeIP’ van Matomo. Dit wil zeggen dat we het IP-adres niet linken aan de data die wordt verzameld.

Harelbeke gebruikt die gegevens niet om jou persoonlijk te identificeren. Geen enkele informatie over jouw persoon zal worden gebruikt en bijgehouden.

Cookies dienen ook om te registreren of de betrokkene wel of niet instemt met het gebruik van cookies op de website van Harelbeke, zodat dat niet bij elk bezoek moet worden gevraagd.

Alle informatie betreft de gebruikte cookies en ons cookiebeleid vind je hier.