Het stadsarchief is steeds op zoek naar private archieven die een link hebben met Harelbeke. Dat kan gaan om stukken van verenigingen, materiaal over het dagelijks leven, van bekende en minder bekende Harelbekenaars.
Misschien heb jij ook thuis nog materiaal liggen: oude foto's, prentbriefkaarten, kranten, brochures, facturen, brieven, affiches, ... Ongetwijfeld unieke en mooie stukken die een beetje over de geschiedenis van Harelbeke, Bavikhove of Hulste vertellen. Maar ben je ook zeker dat ze voor altijd goed bewaard zullen zijn?
De belangrijkste voorwaarde voor schenking: de stukken gaan over Harelbeke, Bavikhove of Hulste, Harelbeekse verenigingen, bedrijven, personen of families. Het moet gaan om originele stukken die nog niet in een collectie werden opgenomen. Kopieën of reproducties van originele stukken van archiefstukken worden niet bewaard als de originiele documenten beschikbaar zijn.
Schenken of bruikleen
Er zijn twee mogelijkheden: schenken of in bruikleen geven.
- Schenken:
Bij een schenking wordt de stad de definitieve eigenaar, de stukken worden herverpakt en geïnventariseerd.
- Bruikleen:
Wie zijn materiaal in bruikleen geeft blijft de eigenaar, maar is zeker dat je archiefmateriaal goed en veilig bewaard is in het archiefdepot. Als het archief terug opgevraagd wordt, wordt een vergoeding gevraagd.
Voor je je archief binnenbrengt
Je archief onderbrengen bij het stadsarchief is een garantie voor een veilige en correcte bewaring. We willen echter vermijden om een alternatief voor de papiercontainer te worden. Daarom vragen we om eerst eens je archief goed te bekijken vooraleer je het binnenbrengt:
- We vragen je om het archief eerst te schonen. Dat betekent dat al het overbodige materiaal eruit kan: dubbels, stukken die geen verband hebben met Harelbeke (bijv. nationale tijdschriften), plastic mappen, nietjes ...
- We vragen je ook lijst te maken van je stukken met daarop de datum en een korte beschrijving. Dat is ook voor jezelf belangrijk. Op die manier weet je wat je aan het archief gegeven hebt.
- Neem zeker eens contact op met de archivaris als je plannen hebt om archief te schenken of in bruikleen te geven.
Vijf redenen om je archief te schenken
- Bij een grote schoonmaak, verhuis of overlijden gaat vaak veel "oud papier" verloren. Nochtans bevat dit dikwijls een schat aan informatie. Als je je archief deponeert aan het stadsarchief, ben je er zeker van dat deze informatie niet verloren gaat.
- Jouw archief wordt in optimale omstandigheden bewaard: in ons depot wordt temperatuur en vochtigheid gecontroleerd en we zorgen voor de juiste verpakking.
- Je archief wordt geïnventariseerd en is dus gemakkelijker te raadplegen via Probat.
- Als je dat wil, kunnen studenten, heemkundigen, onderzoekers en genealogen jouw archief onderzoeken.
- Als je je archief overdraagt in Harelbeke, ben je zeker van een snelle ontsluiting en dus snelle toegang.