Wat is de bedoeling van de cases?
Elke organisatie heeft wel wat uitdagingen/problemen waar men al langer werk wil van maken. Enkele daarvan willen we met deze cases, in de vorm van concepten, aanpakken door de krachten te bundelen.
We werken samen, over de organisatiegrenzen heen, om een netwerk uit te bouwen en de goede praktijken op te schalen. Deze cases die we uitwerken in de vorm van concepten kunnen ook gezien worden als voorbereiding op een eventuele toekomstige passende subsidieoproep.
Op deze manier krijgen wij met SHIFT zicht op wat er leeft binnen de verschillende organisaties en kunnen wij een manier zoeken om deze mee te nemen binnen de andere ateliers van SHIFT om hier regionaal aan tegemoet te komen.
Hoe pakken we dit aan?
Onze oproep om cases in te dienen werd massaal beantwoord, maar met meer dan 50 cases wordt het wat uitdagend!
Daarom:
- Bundelen we cases die hetzelfde onderwerp benaderen.
- Focussen we ons op die cases waarin de vier thema’s van de deep dives aan bod komen.
- Bekijken we de mogelijke impact en het aantal organisaties die betrokken zijn.
- Onderzoeken we of bepaalde cases al niet uitgedacht zijn binnen een ander lokaal bestuur, regio of Gemeente zonder Gemeentehuis-project.
Het resultaat daarvan kan je terugvinden in onderstaand document:
- Opvolging (nieuwe) medewerker
- Optimale informatiearchitectuur
- Projectmanagement
- Optimalisatie financiële processen
- Gebouwen-, materiaal- en voertuigenbeheer
- Regiobibliotheekwerking
- Optimalisatie sociale dienst
- Optimalisatie vakantieaanbod
- Digitaal crisisplatform
- ?
Inschrijven voor definitieve case
Iedereen die wil deelnemen aan een case dient zich opnieuw in te schrijven. Dit kon op het startevent zelf.
Wie nu nog wil aansluiten bij een case kan dit door de case of het casenummer te mailen naar shift@harelbeke.be. Je zal dan toegevoegd worden aan het Teamskanaal van je gekozen case.
Timing
Startevent cases
Om de tijdsdruk rond de cases weg te nemen werd het voorziene ‘eindevent deep dives’ op 25/04 een fysiek ‘startevent cases’ waar we samen met de docenten jullie op weg helpen in jullie gekozen case. De deelnemers kregen tijd om elkaar te leren kennen en de eerste stappen te zetten in de uitwerking van hun case.
De focus blijft liggen op het oefenen van de verschillende stappen in het proces en het uitwerken van een concept van jullie case. Om jullie daarin te ondersteunen werken we een draaiboek uit, een samenvatting van de vier deep dive sessies. Deze zal ook voorgesteld worden op het startevent.
We voorzien per case een Teamskanaal waarin jullie samen kunnen werken en bestanden delen. In dit Teamskanaal zal je de link naar de digitale handleiding en het wachtwoord terugvinden.
Intervisiemomenten met docenten
Tijdens het traject kan je op twee momenten een intervisiemoment aanvragen met de docenten van de deep dives.
Één sessie duurt ongeveer 2 uur.
Meer info over het vastleggen van een intervisiemoment volgt binnenkort.
Eerste intervisiemoment:
- 18 juni (3 sessies)
- 19 juni (3 sessies)
- 20 juni (2 sessies) - enkel voormiddag
- 25 juni (2 sessies) - enkel namiddag
- 26 juni (3 sessies)
Inschrijven (per case) voor eerste intervisiemoment
Tweede intervisiemoment:
- Te bepalen samen met docent - najaar 2024.
Oplevering
15 november 2024
Het is niet de bedoeling dat tegen dan de oplossing ook effectief geïmplementeerd is.
Wat verwachten we bij oplevering?
- Service blueprint
- Businessplan
- Procesbeschrijving
Het zou fijn zijn mochten jullie ook een procesbeschrijving bezorgen. Hoeveel bevragingen, wie heb je bevraagd, waar botste je tegen, wat liep goed, waarom deze weg… Documenteer je proces tijdens het traject. Deze handleiding is een richtlijn met tools. Misschien volgen jullie een andere route, wat ook goed is, maar dan weten we het graag. Zo kunnen we jullie goede praktijk op zijn beurt doorgeven aan anderen.
Eindevent cases
Met een glaasje en een nieuwjaarswoordje erbij, zullen we in januari 2025 de digitaal getransformeerde cases vieren en kunnen we banden smeden voor toekomstige digitale projecten!